1. Inleiding
Bij Advanta Letselschade streven wij naar de hoogste klanttevredenheid. Indien u niet tevreden bent over onze dienstverlening, vinden wij dit vervelend en willen we samen met u zoeken naar een oplossing. Uw klacht wordt serieus genomen en gezien als een kans om onze dienstverlening verder te verbeteren. Alle klachten worden geregistreerd en behandeld volgens dit reglement.

2. Hoe kan ik een klacht indienen?
U kunt een klacht indienen door een e-mail te sturen naar klachten@advantaletselschade.nl. Vermeld in uw bericht of de klacht betrekking heeft op de algemene dienstverlening of een specifieke medewerker.

3. Hoe wordt mijn klacht behandeld?

• Ontvangstbevestiging: Binnen 10 dagen ontvangt u van ons een ontvangstbevestiging en informatie over de interne klachtenprocedure.
• Behandeling: Uw klacht wordt binnen 20 dagen inhoudelijk behandeld. De klacht wordt voorgelegd aan de directie van Advanta Letselschade, die met u zal overleggen over een passende oplossing. Indien gewenst, kan de betrokken medewerker ook deelnemen aan dit overleg.
• Geheimhouding: Wij waarborgen de vertrouwelijkheid van uw klacht gedurende het hele proces.

4. Doelstellingen van de klachtenprocedure
De doelstellingen van onze klachtenprocedure zijn:

• Het vastleggen van een efficiënte procedure om klachten binnen een redelijke termijn op te lossen.
• Het analyseren van de oorzaken van klachten en het verbeteren van onze dienstverlening.
• Het onderhouden van een goede relatie met onze cliënten door een constructieve klachtenbehandeling.
• Het trainen van medewerkers om klantgericht om te gaan met klachten.

5. Registratie en classificatie van klachten

• Alle klachten worden geregistreerd en geclassificeerd volgens de aard van de klacht, bijvoorbeeld:
  • Klachten over de werkwijze of bejegening door de dossierbehandelaar.
  • Klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten.
  • Klachten over financiële aspecten van de dienstverlening.
  • Klachten over de organisatie in het algemeen.
• Indien de klacht naar tevredenheid is opgelost, wordt het registratieformulier ondertekend door de dossierbehandelaar en de klachtenfunctionaris.

6. Behandeling en afhandeling van klachten

• De klacht wordt binnen vier weken na indiening schriftelijk afgehandeld.
• De klachtenfunctionaris zorgt voor een adequate registratie en houdt u op de hoogte van de voortgang van de klachtbehandeling.

7. Analyse van klachten

• Alle afgehandelde klachten worden verzameld en geanalyseerd door de klachtenfunctionaris.
• Jaarlijks brengt de klachtenfunctionaris verslag uit aan de directie over de ontvangen klachten, met aanbevelingen voor verbeteringen.

8. Preventieve maatregelen

• Op basis van de jaarlijkse analyse beslist de directie over preventieve maatregelen om herhaling van klachten te voorkomen en de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

9. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen kunt u altijd contact opnemen met ons via klachten@advantaletselschade.nl of telefonisch via 0318 25 11 80